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Indexação de Documentos

Será que essa é uma boa ideia na hora de indexar documentos importantes? A Tecmach tem as melhores soluções para sua empresa

Indexação – Identificar cada documento devidamente

A palavra indexação pode ter vários significados. Em digitalização de documentos, indexar um documento é tabular seus metadados (dados sobre o documento) de forma organizada e adequada ao tipo de documento. Cada tipo de documento possui seu conjunto de metadados.

Por exemplo, um contrato pode ter: Nome do contratante, Nome do contratado, Tipo de contrato, Objeto, Data, Validade…

O importante é não ter metadados mais do que o suficiente para localizar ou gerenciar os documentos. O excesso de metadados encarece o projeto e a manutenção futura do acervo.

Esse é o trabalho mais importante e árduo do processo de digitalização, pois aqui é que serão reconhecidas as palavras chaves que servirão de pesquisa para aquele documento, uma indexação mal feita poderá gerar inconsistências na base de imagens.

A indexação pode ser manual ou automática. No primeiro caso uma série de digitadores executa o trabalho em cada documento. Aqui a preocupação é com o erro humano, pois campos digitados errados geram problemas de consistência. No segundo caso, um software de captura faz esse trabalho, mas o documento tem que ter um bom estado de conservação para que o reconhecimento dos campos seja satisfatório.

Pode-se fazer uma indexação mista, onde os documentos mais danificados são indexados manualmente e o restante seja automatizado.

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