Gerenciamento de Documentos | Tecmach - Soluções em Outsourcing

Gerenciamento de Documentos

Sua empresa está precisando organizar os documentos? A Tecmach cuida disso

Estamos sendo inundados por informações.

Todos os dias recebemos, cada vez mais, cartas, fax, e-mails e uma infinidade de outros documentos. Quase não damos conta de ordenar tudo isto em pastas, no disco rígido do computador ou em sistemas de e-mail. Na realidade, as informações recebidas são de muito valor para nosso trabalho cotidiano e de grande importância para o sucesso de nossa empresa. Mas muitas vezes nem sabemos mais onde nós ou algum colega armazenou um determinado documento. Sem mencionar as muitas informações que nem sabemos que existe em nossa empresa. A busca destas informações é algo muito cansativo e demorado. Apesar do aumento da quantidade de informações, nos sentimos cada dia menos informados.

Passe as informações disponíveis para a ativa.

O armazenamento eletrônico e o gerenciamento de documentos possibilitam a utilização de informações importantes. Documentos de todos os tipos e origem são armazenados em um grupo de documentos, em qualquer estação de trabalho, graças a uma tecnologia inteligente. No grupo de documentos, as informações ficam à disposição de todos os colegas, classificadas de forma temática. E para acessa-los basta clicar algumas vezes com o mouse, a qualquer hora, em qualquer lugar do mundo. Dentro de curtíssimo tempo, se pode usufruir do gerenciamento de documentos, graças a uma tecnologia madura e altamente comprovada.

As nossas tecnologias comprovadas, experiência na indústria e o uso das melhores práticas resultam em soluções especializadas que colocarão as suas informações e conteúdo corporativo vital em contexto com os seus processos diários. Assim, você terá um impacto positivo em seus resultados em uma questão de semanas ou meses, e não de anos.

Falar em processos é quase sinônimo de falar em eficiência, redução de custos e qualidade, por isso é recorrente na agenda de qualquer executivo. O atual dinamismo das organizações, aliado ao peso cada vez maior que a tecnologia exerce nos negócios, vem fazendo com que o tema processos e, mais recentemente, gestão por processos (Business Process Management, ou BPM) seja discutido e estudado com crescente interesse pelas empresas. Os principais fatores que tem contribuído para essa tendência são:

  • Aumento da demanda de mercado vem exigindo desenvolvimento e lançamento de novos produtos e serviços de forma mais ágil e rápida.
  • Com a implantação de Sistemas Integrados de Gestão, os chamados ERPs, existe a necessidade prévia de mapeamento dos processos. Entretanto é muito comum a falta de alinhamento entre processos, mesmo depois da implantação sistema.
  • As regras e procedimentos organizacionais se mostram cada vez mais desatualizados devido ao ambiente de constante mudança. Em tal situação erros são cometidos ou decisões são postergadas por falta de uma orientação clara.
  • Maior freqüência de entrada e saída de profissionais (turnover) tem dificultado a gestão de conhecimento e a documentação das regras de negócio, gerando como resultado maior dificuldade como na integração e treinamento de novos colaboradores.

Recursos práticos para gerenciar documentos

Os produtos de gerenciamento de documentos da Tecmach eliminam uma das maiores barreiras para alcançar uma produtividade superior – criação de conteúdo não gerenciado. Conforme o pessoal de uma empresa cria, edita e mantém os documentos utilizando qualquer aplicativo de área de trabalho, é possível facilmente aplicar o controle de versão e serviços de biblioteca diretamente de nossas próprias tecnologias e de diversos programas comuns de software, como o Microsoft Office.
Em qualquer ponto de um processo corporativo, os usuários podem efetuar o check-out da última versão de um documento, efetuar o check-in de uma nova versão, consultar o histórico de revisões, assinar o documento eletronicamente e mais.
O gerenciamento de documentos da Tecmach faz com que as seguintes melhorias se tornem uma realidade:
Os documentos são criados, atualizados e compartilhados de forma fácil em um ambiente organizado
Cada versão de um documento gerenciado é protegida, acessível e auditável
As informações de uma empresa são gerenciadas em um repositório seguro e exclusivo

Ligue para (11) 2832-4500 ou contato@tecmach.com.br

Entre em contato conosco. Temos a solução perfeita para o seu problema! Contato