O que levar em conta quando decidir digitalizar seus documentos | Tecmach - Soluções em Outsourcing

O que levar em conta quando decidir digitalizar seus documentos

O que levar em conta quando decidir digitalizar seus documentos

Cada vez mais as pessoas fazem suas tarefas pela internet usando computadores, tablets ou celulares. Conversas, compras, estudos... As possibilidades já são enormes e não param de crescer. Porém, enquanto as pessoas estão cada vez mais digitais, muitos empresários ainda resistem em usar tudo o que a tecnologia oferece em favor de seu trabalho.

Por que não usar estes recursos para facilitar o dia a dia em sua empresa? Atualmente, é possível ter acesso a documentos diversos pelo celular ou outro aparelho e fazer reuniões não presenciais, fazendo com que você tenha mais dinamismo e rapidez para atender clientes ou fechar negócios.

Mas antes de partir para a digitalização de documentos e contratação de programas de gestão de informações, é preciso entender quais as necessidades da sua empresa e como estas mudanças podem beneficiá-las.

Um dos aspectos mais visíveis da digitalização de documentos é a economia de espaço ao eliminar arquivos e pilhas de papéis e o ganho de tempo ao procurar informações específicas. Mas é preciso ver se os seus funcionários e equipamentos estão prontos para a nova forma de conduzir os trabalhos.

Com os documentos digitalizados, tudo estará acessível pela internet ou rede interna da empresa. O maquinário atual é suficiente para o trabalho? A velocidade da internet suporta a quantidade de dados que serão trocados agora? No caso de acesso remoto, é preciso decidir se as pessoas terão acesso através de outras máquinas que não as da empresa ou se a própria vai oferecer estes equipamentos em caso de reuniões externas. De nada adianta ter todos os documentos em formato digital e ninguém conseguir visualizá-los porque algum aparelho não tem acesso a eles.

Também é preciso conhecer os programas mais adequados e treinar as pessoas em seu uso, assim como estabelecer novas rotinas de trabalho e até mesmo de segurança. Como no parágrafo acima, cada funcionário deve estar familiarizado com novos formatos de documentos, mecanismos de busca e como armazená-los, ou o que era para ser um ganho de tempo pode se tornar um problema.

Assim como em nossas vidas pessoais devemos nos preparar antes de dar um grande passo, uma empresa deve também preparar a si e aos seus funcionários antes de iniciar o processo de digitalização de seus documentos e informações. Só assim todos aos ganhos desta mudança podem ser plenamente aproveitados.

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(Imagens: reprodução)

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